Sổ sách, hồ sơ vẫn là gánh nặng của giáo viên trung cấp
Ứng dụng phần mềm, công nghệ trong đào tạo là chủ đề chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi từ các trường trung cấp gần đây. Lý do khá dễ hiểu. Giáo viên bây giờ không chỉ đứng lớp. Họ còn phải nhập điểm, ghi chuyên cần, tổng hợp báo cáo cuối kỳ bằng tay. Mỗi việc nhìn qua thì nhỏ. Nhưng cộng dồn lại, chúng chiếm mất rất nhiều thời gian mỗi tuần.
Chúng tôi từng ngồi trò chuyện với một cô giáo dạy môn Điều dưỡng tại một trường trung cấp ở miền Tây. Cô kể có những buổi tối phải ở lại trường đến tám giờ. Chỉ để hoàn thành bảng điểm cho ba lớp. Không phải vì cô làm việc chậm. Vấn đề nằm ở chỗ mọi thứ đều làm thủ công, từ file excel rời rạc đến sổ điểm danh giấy đã cũ mèm.
Hệ quả kéo theo là thời gian chuẩn bị bài giảng bị bào mòn dần. Giáo viên khó có đủ tâm sức để quan tâm sát sao từng học viên trong lớp. Đặc biệt là những em học chậm, cần được kèm cặp thêm ngoài giờ. Chính vì vậy, đội ngũ chúng tôi luôn xem công nghệ như một công cụ hỗ trợ thiết thực, chứ không phải khoản đầu tư xa xỉ chỉ để làm đẹp báo cáo.
Ứng dụng phần mềm, công nghệ trong đào tạo để giảm việc lặp lại
Phần mềm quản lý điểm, lịch học và hồ sơ học viên tập trung đang được nhiều trường trung cấp lựa chọn. Mục đích chính là giảm áp lực công việc thủ công cho giáo viên chủ nhiệm. Thay vì mỗi giáo viên tự lưu một file điểm riêng, dữ liệu được đồng bộ về một hệ thống chung. Bộ phận đào tạo chỉ cần vài thao tác là có ngay báo cáo toàn trường, không phải chờ từng lớp gửi lên.
Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về xu hướng này, chúng tôi từng phân tích khá kỹ trong bài viết về chuyển đổi số trong cơ sở đào tạo. Bài đó cũng nói rõ vì sao việc chuyển đổi số không nhất thiết phải làm ồ ạt cùng một lúc. Nhà trường hoàn toàn có thể chọn từng bước đi phù hợp với nguồn lực hiện có.
Giảm sai sót nhờ dữ liệu tập trung
Một lợi ích mà chúng tôi thấy rõ nhất khi làm việc với các trường đã triển khai phần mềm là số lượng sai sót giảm hẳn. Nhập điểm nhầm lớp, quên cộng điểm rèn luyện, lệch số buổi chuyên cần. Những lỗi này gần như biến mất khi dữ liệu chỉ cần nhập một lần rồi tự động đồng bộ khắp hệ thống. Thời gian tổng hợp báo cáo cuối kỳ cũng rút ngắn đáng kể. Có trường kể với chúng tôi rằng công việc từng mất vài ngày nay chỉ còn vài giờ đồng hồ.
Một câu chuyện thực tế mà đội ngũ từng đồng hành
Cách đây không lâu, chúng tôi có dịp tư vấn cho một trường trung cấp nghề tại khu vực miền Trung. Trường đang loay hoay với việc quản lý điểm danh cho gần hai nghìn học viên. Trước đó, mỗi lớp có một sổ điểm danh riêng. Cuối tháng, giáo viên chủ nhiệm phải gom lại rồi báo cáo lên phòng đào tạo bằng tay, mất khá nhiều công sức đối chiếu.
Sau khi thí điểm một phần mềm điểm danh đơn giản cho ba lớp đầu tiên, nhà trường nhận ra thời gian tổng hợp giảm gần một nửa. Giáo viên cũng bớt phàn nàn hơn hẳn. Họ không còn phải nhớ mang sổ theo người mỗi ngày, cũng không sợ làm rơi hay quên ở phòng nghỉ giáo viên. Từ kết quả thí điểm đó, trường mới quyết định mở rộng ra toàn bộ hệ thống các khoa.
Câu chuyện này cho thấy một điều khá quan trọng. Công nghệ phát huy hiệu quả tốt nhất khi được thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước. Không cần vội vàng thay đổi toàn bộ cách vận hành ngay từ đầu. Với những trường đang tìm hiểu hướng đi tương tự, chúng tôi từng chia sẻ chi tiết hơn trong bài tích hợp công nghệ vào phần mềm đào tạo, bạn có thể tham khảo thêm để hình dung rõ lộ trình.
Lộ trình triển khai phù hợp với quy mô trường trung cấp
Không phải trường nào cũng có ngân sách và nhân lực để triển khai công nghệ cùng lúc trên mọi khâu. Vì vậy, chúng tôi thường gợi ý các trường bắt đầu từ những phần việc đơn giản, dễ đo lường hiệu quả nhất trước khi mở rộng ra toàn hệ thống.
- Chọn thí điểm một khâu cụ thể trước, ví dụ như quản lý điểm hoặc điểm danh, thay vì đổi toàn bộ hệ thống cùng một thời điểm.
- Theo dõi kết quả trong khoảng một học kỳ để có căn cứ thực tế, tránh quyết định vội vàng dựa trên cảm tính.
- Ưu tiên phần mềm đơn giản, dễ dùng hơn là hệ thống nhiều tính năng nhưng giáo viên khó làm quen.
- Bố trí một người phụ trách kỹ thuật hỗ trợ trong giai đoạn đầu, để giáo viên không cảm thấy đơn độc khi gặp trục trặc.
Nhiều trường bạn của chúng tôi cũng bắt đầu quan tâm đến việc quản lý học viên và lịch học qua các nền tảng chuyên biệt hơn, nhất là ở khối đào tạo ngoại ngữ và kỹ năng ngắn hạn. Chúng tôi có tổng hợp một số gợi ý trong bài phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, khá hữu ích nếu trường bạn đang cân nhắc mở rộng thêm mảng này.
Đào tạo lại đội ngũ và chọn phần mềm đúng nhu cầu
Ứng dụng phần mềm, công nghệ trong đào tạo không thể tách rời việc đào tạo lại con người. Nhiều trường mua phần mềm tốt nhưng giáo viên không được hướng dẫn đầy đủ. Kết quả là việc sử dụng nửa vời rồi bỏ dở giữa chừng. Đây là điều chúng tôi đã chứng kiến không ít lần khi đồng hành cùng các trường.
Việc hướng dẫn sử dụng nên đi kèm giải thích rõ lợi ích lâu dài. Không chỉ dừng ở thao tác kỹ thuật khô khan. Khi giáo viên hiểu vì sao mình cần thay đổi, họ sẽ chủ động hợp tác hơn là làm theo yêu cầu một cách miễn cưỡng. Bên mình cũng khuyên các trường nên chọn phần mềm phù hợp với quy mô thực tế. Tránh chạy theo hệ thống phức tạp, tốn kém nhưng không dùng hết tính năng đã mua.
Ngoài ra, việc thu thập phản hồi thường xuyên từ giáo viên trong quá trình sử dụng giúp nhà trường kịp thời điều chỉnh. Một phần mềm chỉ thực sự có giá trị khi nó giải quyết đúng vấn đề hàng ngày của người dùng. Chứ không phải trở thành gánh nặng mới đè lên vai giáo viên vốn đã bận rộn. Bạn cũng có thể ghé trang chủ Trường Trung cấp Phương Nam để cập nhật thêm những nội dung liên quan đến chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp mà chúng tôi thường xuyên chia sẻ.
Kết luận
Công nghệ, nếu được chọn đúng và triển khai đúng cách, sẽ trả lại cho giáo viên thời gian quý giá để tập trung vào việc giảng dạy thay vì bị cuốn vào giấy tờ mỗi ngày. Chúng tôi tin rằng đầu tư từng bước, bắt đầu từ khâu nhỏ và lắng nghe phản hồi của đội ngũ, chính là con đường bền vững nhất để các trường trung cấp chuyển đổi thành công. Quan trọng hơn cả, cách làm này không gây xáo trộn lớn cho cả giáo viên lẫn học viên đang theo học tại trường.
