Nhiều trường trung cấp tổ chức hội nghị tuyển sinh, họp phụ huynh nhưng chưa biết màn hình led phòng họp có đáng đầu tư
Mỗi mùa tuyển sinh, chúng tôi lại nhận được không ít câu hỏi từ các trường trung cấp về việc có nên đầu tư màn hình led phòng họp hay cứ dùng tạm chiếc tivi 65 inch có sẵn trong hội trường. Câu hỏi này thường xuất hiện ngay sau một buổi tư vấn tuyển sinh đông người, khi phòng họp chật kín phụ huynh và học sinh nhưng những hàng ghế cuối lại chẳng nhìn rõ slide trình chiếu.
Chúng tôi từng chứng kiến một trường trung cấp ở khu vực ngoại thành tổ chức ngày hội tư vấn tuyển sinh cho gần ba trăm phụ huynh, trong khi phòng họp chỉ trang bị hai chiếc tivi 55 inch đặt hai bên sân khấu. Kết quả là những dãy ghế phía sau gần như không đọc được nội dung học phí, chỉ tiêu hay điều kiện xét tuyển hiện trên màn hình, dù giọng thầy cô vẫn vang rõ qua loa. Đó chính là lúc câu chuyện màn hình led phòng họp được nhắc tới, vì đây là giải pháp đúng cho bài toán không gian rộng, số người đông.
Nói dễ hiểu, màn hình led phòng họp là loại màn hình được ghép từ nhiều module nhỏ lại với nhau, nên kích thước có thể lớn tùy ý theo diện tích phòng, khác hẳn tivi thường vốn chỉ có vài cỡ cố định. Độ sáng của nó cũng cao hơn hẳn, nhìn rõ ngay cả khi đèn phòng họp chưa tắt hết. Nhiều trường trung cấp mà chúng tôi từng làm việc cùng chưa hình dung được lợi ích này, cứ nghĩ nó chỉ hợp với sân khấu ca nhạc hay trung tâm thương mại chứ không nghĩ tới việc đưa vào ứng dụng công nghệ trong đào tạo trung cấp ngay ở phòng họp, hội trường của trường mình.
Vì sao màn hình led phòng họp khi tổ chức hội nghị tuyển sinh, họp phụ huynh quan trọng
Nếu chỉ nhìn qua, nhiều người sẽ nghĩ tivi lớn hay máy chiếu cũng đủ dùng. Nhưng khi phòng họp có sức chứa trên một trăm người, khoảng cách từ hàng ghế cuối tới màn hình mới là yếu tố quyết định phụ huynh có nhìn được nội dung hay không.
Ở đây có một khái niệm chúng tôi hay giải thích cho các trường, đó là pixel pitch, tức khoảng cách giữa hai điểm ảnh trên màn hình led. Pixel pitch càng nhỏ thì hình ảnh càng mịn khi đứng gần, còn pixel pitch lớn hơn một chút vẫn đảm bảo rõ nét khi người xem ngồi xa, phù hợp với phòng họp rộng của trường trung cấp. Nhờ vậy, một tấm màn hình led phòng họp đặt đúng khoảng cách có thể giúp cả phụ huynh ngồi hàng ghế cuối cùng vẫn đọc được rõ dòng chữ ghi học phí, ngành đào tạo hay điều kiện xét tuyển, thay vì phải nheo mắt đoán chữ như khi dùng tivi thường.
Một điểm nữa ít trường để ý là chất lượng video giới thiệu ngành nghề. Các trường trung cấp bây giờ hay quay clip xưởng thực hành, ký túc xá, hoạt động ngoại khóa để phát trong buổi tư vấn, nhưng nếu chiếu qua tivi thường ở phòng đông người thì màu sắc dễ nhạt, chi tiết mờ do độ sáng không đủ áp đảo ánh đèn phòng họp. Màn hình led có độ sáng và độ tương phản cao hơn hẳn, nên đoạn video quay cảnh sinh viên thực hành sửa xe hay pha chế đồ uống trông sống động, chân thực hơn nhiều. Đó là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng không nhỏ tới ấn tượng của phụ huynh về ngôi trường.
Màn hình led phòng họp có đáng đầu tư cho trường trung cấp trong hội nghị tuyển sinh, họp phụ huynh
Đến đây chắc nhiều thầy cô sẽ hỏi thẳng, vậy trường mình có nên bỏ tiền đầu tư hẳn một hệ thống màn hình led phòng họp hay không. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, câu trả lời phụ thuộc phần lớn vào tần suất tổ chức sự kiện của từng trường, không có công thức chung cho tất cả.
Nếu trường trung cấp của bạn mỗi năm tổ chức từ bốn, năm đợt tư vấn tuyển sinh trở lên, cộng thêm các buổi họp phụ huynh đầu năm, giữa kỳ, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, thì việc đầu tư màn hình led phòng họp gần như chắc chắn có lãi về lâu dài. Mức chi ban đầu tuy không nhỏ, nhưng tính ra chi phí cho mỗi lần sử dụng lại rẻ hơn nhiều so với việc năm nào cũng thuê màn hình, thuê máy chiếu công suất lớn rồi thuê luôn kỹ thuật viên lắp đặt, tháo dỡ. Đây cũng là khoản đầu tư có liên quan mật thiết tới bài toán cắt chi phí tuyển sinh mà nhiều phòng marketing của trường đang tìm cách tối ưu.
Ngược lại, nếu một năm trường chỉ tổ chức một, hai sự kiện lớn, còn lại là các buổi họp quy mô nhỏ trong phòng họp thường, thì việc mua đứt một hệ thống màn hình led cố định có thể chưa hợp lý về mặt tài chính. Lúc này, thuê ngoài theo từng sự kiện là lựa chọn dễ thở hơn cho ngân sách nhà trường, vừa không phải lo bảo trì, vừa được đơn vị cho thuê hỗ trợ luôn khâu lắp đặt và vận hành trong ngày diễn ra sự kiện.
Một vài yếu tố chúng tôi thường gợi ý các trường cân nhắc trước khi quyết định mua hay thuê:
- Số lượng phụ huynh, học sinh dự kiến tham dự mỗi đợt tuyển sinh, vì con số này quyết định diện tích màn hình cần lắp.
- Không gian phòng họp có cố định lâu dài hay thay đổi theo từng năm, vì màn hình led lắp cố định cần vị trí ổn định.
- Ngân sách dành cho mảng truyền thông tuyển sinh trong cả năm, để so sánh chi phí mua đứt với chi phí thuê nhiều lần.
Để dễ hình dung hơn, chúng tôi tổng hợp lại vài trường hợp thường gặp khi tư vấn cho các trường trung cấp, để các thầy cô đối chiếu với tình hình thực tế của trường mình.
| Tần suất tổ chức sự kiện | Giải pháp phù hợp | Vì sao chúng tôi gợi ý vậy |
|---|---|---|
| 1-2 sự kiện lớn mỗi năm, còn lại là họp nội bộ quy mô nhỏ | Thuê màn hình led theo từng đợt | Tránh chi phí đầu tư ban đầu quá lớn cho thiết bị ít khi dùng tới, vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong ngày quan trọng |
| 3-5 đợt tuyển sinh cùng vài buổi họp phụ huynh mỗi năm | Cân nhắc đầu tư màn hình cỡ vừa, lắp cố định trong phòng họp chính | Tần suất dùng đủ nhiều để hoà vốn sau một, hai năm, lại chủ động được lịch tổ chức mà không phụ thuộc bên cho thuê |
| Trường có hội trường riêng, tổ chức liên tục quanh năm gồm cả lễ khai giảng, tốt nghiệp, hội thảo ngành nghề | Đầu tư hệ thống lớn hơn, ưu tiên dòng dùng riêng cho hội trường | Quy mô sự kiện đa dạng nên cần thiết bị đủ sáng, đủ lớn để phục vụ nhiều mục đích chứ không riêng phòng họp tuyển sinh |
Với những trường có hội trường riêng và tổ chức sự kiện quanh năm như trường hợp cuối trong bảng trên, chúng tôi thường khuyên các thầy cô tìm hiểu thêm về dòng màn hình dành riêng cho không gian hội trường lớn, vì thông số về độ sáng và góc nhìn của dòng này được thiết kế khác so với màn hình dùng trong phòng họp cỡ vừa.
Câu hỏi thường gặp
Màn hình led phòng họp giá bao nhiêu, có đắt hơn nhiều so với tivi thường không?
Theo những gì chúng tôi từng khảo sát trên thị trường, giá một hệ thống màn hình led phòng họp cỡ vừa, đủ dùng cho phòng khoảng 100-150 người, thường dao động từ vài chục triệu đến hơn một trăm triệu đồng, tùy diện tích và độ phân giải. Con số này chắc chắn cao hơn một chiếc tivi thường, nhưng vòng đời sử dụng lại dài hơn nhiều, có thể phục vụ cả chục năm nếu bảo trì đúng cách. Mức giá cụ thể sẽ thay đổi theo thời điểm và đơn vị cung cấp, nên các thầy cô cứ xem đây là con số tham khảo trước khi làm việc trực tiếp với nhà cung cấp.
Trường trung cấp có nên mua đứt hay đi thuê màn hình led theo từng đợt sự kiện?
Điều này phụ thuộc vào tần suất tổ chức sự kiện của từng trường. Trường tổ chức sự kiện lớn quanh năm nên nghiêng về đầu tư lắp đặt cố định, còn trường chỉ có một, hai đợt tuyển sinh lớn mỗi năm thì thuê ngoài vẫn là lựa chọn tiết kiệm và linh hoạt hơn.
Ngoài phòng họp tuyển sinh, nhà trường có thể tận dụng màn hình led vào việc gì khác?
Có khá nhiều dịp mà một hệ thống màn hình led có thể phát huy tác dụng, chẳng hạn lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, hội thảo hướng nghiệp, hay các buổi giao lưu doanh nghiệp tuyển dụng sinh viên. Nhờ dùng được cho nhiều mục đích như vậy, khoản đầu tư ban đầu cũng trở nên hợp lý hơn so với việc chỉ dùng riêng cho một loại sự kiện.
Kết luận
Nói tới cùng, đầu tư màn hình led phòng họp không phải chuyện trường nào cũng cần làm ngay, mà nên xuất phát từ nhu cầu tổ chức sự kiện thực tế của từng trường trung cấp. Trường có lịch tuyển sinh dày đặc, hội trường tổ chức quanh năm thì đầu tư sớm sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài, còn trường ít sự kiện lớn thì thuê ngoài theo từng đợt vẫn là lựa chọn hợp lý, miễn sao mỗi buổi tư vấn tuyển sinh hay họp phụ huynh đều để lại ấn tượng tốt trong mắt phụ huynh và học sinh.
Bên cạnh việc chọn đúng thiết bị trình chiếu, các trường cũng nên nhìn rộng hơn sang cách quảng bá hình ảnh trường trên cả kênh trực tuyến lẫn ngoại tuyến, chẳng hạn tham khảo thêm kinh nghiệm về SEO đào tạo thời AI để website tuyển sinh không bị tụt hạng, song song với việc đầu tư cho phòng họp ngoài đời thực. Nếu thầy cô cần thêm thông tin về các dòng màn hình phù hợp với quy mô trường mình, có thể xem thêm để đội ngũ tư vấn hỗ trợ chọn giải pháp sát với ngân sách và không gian thực tế nhất.
