Ứng dụng phần mềm, công nghệ trong đào tạo đang trở thành nhu cầu thiết thực của nhiều trường trung cấp. Gần đây, chúng tôi làm việc cùng phòng đào tạo của một trường có vài nghìn học viên. Hai nhân viên ở đó phải xử lý hồ sơ tuyển sinh, cập nhật điểm và theo dõi tiến độ hoàn toàn bằng bảng tính. Đến mùa tuyển sinh, cả phòng gần như không có thời gian nghỉ.
Câu chuyện này không hiếm gặp. Nhiều trường chưa đủ điều kiện đầu tư mạnh vào hệ thống công nghệ thông tin, nên mọi khâu vẫn làm tay. Vấn đề không nằm ở sự chăm chỉ của nhân viên. Quy trình đang quá nặng so với nguồn lực hiện có, và đó mới là gốc rễ khiến khối việc cứ chồng chất qua từng năm. Bạn sẽ thấy rõ hơn khi nhìn vào từng khâu cụ thể bên dưới.
Áp lực hành chính của các trường trung cấp hiện nay
Một trường trung cấp thường không có đội ngũ hành chính đông như các trường đại học lớn. Thế nhưng khối lượng việc liên quan đến hồ sơ, điểm danh và xếp lịch học thì không nhỏ chút nào. Mỗi lần số ngành hay số học viên tăng lên, áp lực lại dồn thêm lên vai một vài người. Khi người đó nghỉ ốm hoặc xin nghỉ phép, cả dây chuyền có thể bị đứt gãy.
Qua quan sát của chúng tôi, có ba điểm nghẽn lặp đi lặp lại. Điểm đầu tiên là hồ sơ nằm rải rác ở nhiều nơi. Mỗi lần cần tra cứu, nhân viên phải lục từng tập giấy. Điểm thứ hai là điểm số được nhập đi nhập lại qua nhiều bảng khác nhau, nên rất dễ lệch số liệu. Điểm thứ ba là lịch học được xếp bằng tay. Chỉ cần thay đổi một chi tiết nhỏ, chẳng hạn một giảng viên xin đổi giờ, là kéo theo hàng loạt chỉnh sửa.
Những hạng mục nên số hóa trước tiên trong đào tạo
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, quản lý hồ sơ tuyển sinh và theo dõi tiến độ học viên nên được số hóa đầu tiên. Lý do khá đơn giản: đây là khâu tiếp xúc trực tiếp với học viên mới, cũng là nơi họ hình thành ấn tượng đầu tiên về nhà trường. Một hệ thống hồ sơ tập trung giúp giảm đáng kể tình trạng thất lạc giấy tờ, đồng thời cho phép tra cứu thông tin chỉ trong vài giây thay vì vài chục phút.
Khi hồ sơ đã nằm gọn ở một nơi, việc theo dõi tiến độ cũng minh bạch hơn nhiều. Giáo viên chủ nhiệm biết ngay học viên nào đang thiếu học phần hay sắp không đủ điều kiện hoàn thành chương trình. Phòng đào tạo cũng không phải chờ đến cuối kỳ mới tổng hợp lại từ đầu. Đây là thay đổi nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều công sức.
Hệ thống điểm danh và xếp lịch học tự động
Điểm danh và xếp lịch là hạng mục đáng ưu tiên thứ hai, nhất là khi trường có nhiều lớp chạy song song trong cùng học kỳ. Điểm danh bằng giấy tốn thời gian của giáo viên, và đến lúc tổng hợp cuối kỳ thì dễ phát sinh sai sót. Một hệ thống điểm danh điện tử kết hợp xếp lịch tự động sẽ hạn chế tối đa tình trạng trùng phòng học hay trùng lịch giảng viên, những lỗi rất thường gặp khi làm thủ công.
Chúng tôi từng thấy một trường chuyển sang xếp lịch bằng phần mềm sau mỗi học kỳ. Ban đầu cả phòng khá lo lắng, vì ai cũng quen tay với bảng tính cũ. Nhưng chỉ sau vài đợt, thời gian làm lịch giảm rõ rệt. Số lần phải sửa lịch vì trùng phòng gần như biến mất. Người phụ trách cho biết họ có thêm thời gian trao đổi với giảng viên về chất lượng giảng dạy.
Ứng dụng phần mềm, công nghệ trong đào tạo một cách hiệu quả
Bước đầu tiên là chọn phần mềm đúng quy mô và ngân sách. Trường trung cấp vừa và nhỏ không nhất thiết phải mua những giải pháp đắt tiền dành cho đại học lớn. Bắt đầu từ một công cụ vừa đủ cho số học viên thực tế, rồi mở rộng dần khi nhu cầu tăng, thường an toàn hơn nhiều. Nếu muốn có cái nhìn tổng quan trước khi quyết định, bạn có thể tham khảo cách ứng dụng công nghệ vào đào tạo tại bậc trung cấp mà chúng tôi đã tổng hợp.
Bước thứ hai, cũng là bước hay bị bỏ qua nhất, là đào tạo đội ngũ sử dụng trước khi triển khai. Phần mềm tốt đến đâu cũng khó phát huy nếu giáo viên và nhân viên chưa quen thao tác. Chúng tôi từng gặp trường hợp hệ thống mới đã cài xong, nhưng mọi người vẫn lén ghi sổ tay song song vì ngại thay đổi. Để tránh tình trạng này, nên tổ chức buổi hướng dẫn thực hành ngắn, kèm một người phụ trách giải đáp thắc mắc trong vài tuần đầu.
Nếu nhà trường muốn nhìn xa hơn về hướng công nghệ trong giáo dục, có thể đọc thêm vai trò của chuyển đổi số và AI trong cơ sở đào tạo và SEO đào tạo thời AI, trường học cần biết gì để không tụt hạng. Hai bài này giúp bạn hình dung rõ hơn lộ trình phù hợp trong vài năm tới.
Lộ trình triển khai theo từng giai đoạn
Chúng tôi khuyên nhà trường không nên chuyển đổi toàn bộ hệ thống cùng lúc. Thay đổi đột ngột dễ gây xáo trộn cho cả giáo viên lẫn học viên đã quen với cách làm cũ. Cách nhẹ nhàng hơn là chọn vài lớp hoặc một ngành làm thí điểm, theo dõi kết quả trong một học kỳ, rồi điều chỉnh trước khi nhân rộng ra toàn trường.
Trong giai đoạn thí điểm, điều quan trọng là ghi lại khó khăn thực tế của người dùng. Có thể là một thao tác còn rườm rà, một báo cáo thiếu thông tin, hoặc một quy trình chưa khớp với cách trường đang vận hành. Những phản hồi này giúp việc mở rộng về sau suôn sẻ hơn, và cũng là cơ sở để bạn quyết định có nên nâng cấp hay đổi sang giải pháp khác.
Kết luận
Ứng dụng công nghệ đúng cách giúp trường trung cấp giảm tải đáng kể công việc thủ công. Khi bớt bị cuốn vào những tác vụ lặp đi lặp lại, đội ngũ nhân sự mới có thời gian cho công việc chuyên môn như chăm sóc học viên và cải thiện chất lượng giảng dạy.
Chúng tôi tin rằng chỉ cần bắt đầu từ những hạng mục cấp thiết nhất và kết hợp đào tạo bài bản cho người sử dụng, các trường hoàn toàn có thể xây dựng dần hệ thống quản lý đào tạo phù hợp với nguồn lực của mình. Chậm mà chắc vẫn là cách đi bền nhất.
