Mình làm chuyên viên tư vấn tuyển sinh ở một trường trung cấp cũng ngót nghét sáu năm nay, ngày nào cũng ngồi nghe từng em kể hoàn cảnh rồi tư vấn ngành nghề, lộ trình học và luôn cả khoản học phí phải đóng ra sao. Công việc hàng ngày của mình là vậy. Mình kiêm luôn khâu ghi nhận 20 đến 30 bộ hồ sơ mỗi ngày cùng tài chính đầu vào. Đợt nào vào mùa là cả phòng giáo vụ lại nháo nhào lo chuyện thu học phí online. Phụ huynh nhắn tin báo đóng tiền. Mình lóc cóc chạy nhờ kế toán kiểm tra giúp. Phụ huynh đợi hơn 30 phút đâm ra bực mình. Việc thu học phí thủ công kiểu cũ khiến cả phòng luôn trong trạng thái kiệt sức.
Chuyện thu tiền bằng chuyển khoản thủ công kẹt ở đâu?
Mỗi dịp tuyển sinh hệ trung cấp hay khoá kỹ năng, hồ sơ đổ về trường đếm không xuể. Đa phần sinh viên ở xa hay người đi làm bận rộn đều chọn thanh toán từ xa. Nghe qua thì có vẻ hiện đại. Thực tế đằng sau việc vận hành thu học phí online kiểu cũ là cả chuỗi thao tác chân tay dễ sai sót. Cứ đến đợt nộp tiền, kế toán lại cử riêng một người ôm điện thoại canh tin báo số dư. Chuyện canh chừng tin nhắn này làm tiêu hao thời gian quý báu của bộ phận kế toán. Chị Hoa kế toán bên mình than thở cả ngày cứ dán mắt vào cái màn hình bé xíu 6 inch đọc từng dòng chữ không dấu dài ngoằng, nhiều hôm tăng ca hoa cả mắt vẫn sót vài khoản.
Mình nhớ đợt mở lớp nghiệp vụ ngành nhà hàng, hồi đầu tháng trước. Chỉ một buổi sáng, phòng nhận tám giao dịch 2.500.000đ với nội dung na ná nhau kiểu “Nguyen Van A dong tien”. Lớp lại có tận hai học viên tên Nguyễn Văn A. Một em sinh năm 2005 quê ở Tiền Giang, một em sinh năm 2003 ở Vũng Tàu. Khớp nhầm dẫn đến người chưa nộp thì báo xong, người thanh toán đàng hoàng lại bị nhắc nợ. Phụ huynh bực bội gọi điện phản ánh. Cả phòng học vụ chỉ biết rối rít xin lỗi rồi rà soát sổ sách lại từ đầu. Rất mệt mỏi. Không ai muốn làm sai, nhưng dữ liệu đổ về nhiều là dễ dò lộn.
Chưa kể lớp đào tạo ngoại ngữ và tin học đa phần là dân văn phòng rảnh lúc nào lên website mua khoá học lúc đó. Có khi tận 11 giờ đêm học viên mới thanh toán xong rồi ngồi ngóng mã kích hoạt bài giảng. Giờ đó thì lấy đâu ra nhân viên trực điện thoại kiểm tra sao kê ngân hàng. Sáng hôm sau nhân viên 8 giờ sáng vào ca mới cấp tài khoản thì học viên đã mất hứng. Có bạn nhắn tin gắt gỏng đòi hoàn tiền vì lỡ mất buổi tối hiếm hoi rảnh rỗi. Tình trạng này kéo dài khiến cả phòng luôn chịu áp lực lớn.
Cách hệ thống thu học phí tự động xử lý vấn đề
Sau đợt họp rút kinh nghiệm nội bộ, nhà trường quyết định tìm giải pháp công nghệ để gỡ rối khâu rườm rà này. Mình hỏi thăm vài đồng nghiệp và quyết định dùng thử phần mềm quản lý học phí thu tự động do MONA xây dựng. Điểm mình tâm đắc nhất là cách nền tảng xử lý dứt điểm bài toán trùng lặp thông tin người gửi, việc mà trước đó ngốn của phòng cỡ 2 giờ mỗi đợt thu.
Thay vì yêu cầu phụ huynh chuyển chung vào một số tài khoản rồi nhân viên tự đọc nội dung, hệ thống cấp cho mỗi học viên một mã VietQR duy nhất gắn liền với thông tin hồ sơ lưu trên phần mềm. Rất tiện lợi. Khi tư vấn xong lộ trình học tập, mình chỉ cần in mã QR đó ra. Phụ huynh bật điện thoại quét mã là số tiền và nội dung ghi chú tự động hiện ra chuẩn xác. Người chuyển không cần tự gõ lại mã sinh viên. Loại bỏ rủi ro sai sót.
Ngay khi việc thu học phí online diễn ra và ngân hàng báo có, phần mềm tự động đối chiếu mã đó với dữ liệu hồ sơ đăng ký trên hệ thống quản lý. Tốc độ đồng bộ kết quả diễn ra chớp nhoáng. Mình canh đồng hồ thì chỉ mất 10 giây sau khi app ngân hàng báo thành công là hệ thống chuyển trạng thái báo đã nhận. Nhân viên giáo vụ hết cảnh chạy sang kế toán hỏi khoản tiền lẻ. Quy trình tiếp nhận sinh viên chạy gọn và minh bạch ngay từ bước đầu.
Dòng tiền đi thẳng về tài khoản ngân hàng của trường
Lúc mới đưa đề xuất ra cuộc họp giao ban, kế toán trường lo ngại rủi ro tiền bị kẹt ở ví trung gian. Quy định tài chính của trường nghề khắt khe, tiền nộp vào bắt buộc chảy thẳng về tài khoản chính thức để tiện báo cáo. Việc đối soát dòng tiền hàng ngày đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối vì liên quan trực tiếp đến hệ thống chứng từ thuế và khâu kiểm toán nội bộ diễn ra vào cuối mỗi năm. May mắn là giải pháp này chuyển tiền thẳng vào tài khoản ACB của trường. Rất an toàn.
Khoản tiền phụ huynh đóng học nộp vào đi thẳng qua hệ thống ngân hàng về đúng đích đến, chỉ mất khoảng 10 giây là báo có. Nó không bị giam giữ hay phải đợi cuối ngày mới lên lệnh rút. Ngân hàng ACB vừa thấy khoản học phí 2.500.000đ nổi lên là lập tức bắn tín hiệu thông báo cho MONA Pay nhận diện giao dịch. Quá trình này diễn ra liên tục 24/7. Sinh viên nộp tiền lúc nửa đêm hay các ngày lễ lớn nghỉ dài ngày cũng ghi nhận ngay.
Một tính năng đổi hẳn cách làm việc của phòng mình là webhook báo nhận tiền đi trực tiếp vào hệ thống. Phần mềm tự động cập nhật trạng thái hồ sơ thành “đã đóng tiền” và xuất biên nhận điện tử gửi qua email. Đồng thời nền tảng bắn tin nhắn vào nhóm Telegram chung của giáo vụ. Dòng tin nhắn hiện rõ tên ngân hàng ACB, số tài khoản nhận 123456789, khoản tiền và tên học sinh. Đang bận tư vấn định hướng nghề nghiệp, mình chỉ cần liếc mắt thấy tin nhắn nhảy lên màn hình là biết có bạn hoàn thiện thủ tục nhập học. Cả phòng giáo vụ cảm thấy nhẹ nhõm và giảm tải được một khối lượng công việc khổng lồ.
Phù hợp cho nhiều kịch bản tuyển sinh khác nhau
Trường mình đào tạo đa ngành, từ hệ chính quy đến lớp kỹ năng ngắn hạn và liên thông buổi tối. Ai đang phân vân đường học lên có thể xem thêm bài liên thông đại học kinh tế trên web trường.
Sinh viên hệ chính quy mang hồ sơ tới văn phòng ghi danh, chốt ngành xong là quét mã VietQR ngay trên màn hình cô tư vấn. Chưa tới 30 giây chuông báo nhận tiền reo lên là lấy giấy biên nhận ra về. Giao dịch nhanh. Học viên lớp kỹ năng đi làm ban ngày thì nhận mã tài khoản ảo qua Zalo, tranh thủ chuyển khoản lúc nghỉ trưa là hệ thống tự ghi biên lai, khỏi chụp màn hình báo lại giáo vụ. Còn nhóm học từ xa, có em thanh toán khoá online lúc 1 giờ sáng, tiền vừa nổi lên là nền tảng tự sinh tài khoản và gửi email hướng dẫn đăng nhập ngay phút đó.
Điểm mình thấy còn lấn cấn ở hệ thống này
Dù giải pháp gỡ được khâu rườm rà của giáo vụ, trong quá trình dùng mình vẫn thấy hệ thống còn hai điểm bất tiện.
Thứ nhất là việc cấp biên lai điện tử. Trường mình quy định thu học phí xong phải thao tác xuất hoá đơn điện tử ngay trong ngày để khớp với số liệu kế toán đổ về hệ thống trung tâm. Thế nhưng ứng dụng quản lý tiền và phần mềm hoá đơn eInvoice của họ lại là hai nền tảng rời. Cô kế toán chỗ mình cứ phải mở hai tab trình duyệt cạnh nhau, một bên xem bảng báo có tiền về, một bên đăng nhập lại từ đầu để gõ thông tin người nộp. Đoạn này hơi cực. Nhịp làm việc cứ bị ngắt quãng liên tục.
Thứ hai là chi phí dùng phần mềm. Ban đầu thấy họ cho dùng thử mức cơ bản không tính tiền nên trường tiết kiệm được một khoản. Nhưng đúng vào mùa tựu trường tháng 9, lượng sinh viên nộp hồ sơ tăng vọt lên cả ngàn người. Số lượng lệnh chuyển khoản lập tức vượt qua hạn mức 500 lần nhận tiền miễn phí của gói cơ bản. Khi đó, tài chính trường lại phải duyệt chi ngân sách từ 99.000đ để duy trì hoạt động bình thường của tháng. Tuy số tiền nhỏ xíu nhưng mất công kế toán phải làm giấy tờ trình ký sếp. Mình khá tiếc điểm này.
Kế toán nhẹ gánh đối soát mỗi dịp cuối tháng
Dù còn điểm lấn cấn nhỏ, lợi ích bao quát mà quy trình thu học phí online mang lại cho toàn trường là không thể phủ nhận. Khác biệt lớn nhất là vào ngày chốt sổ cuối tháng, phòng kế toán không còn in hàng xấp giấy sao kê ngân hàng rồi dùng bút dạ quang dò tìm từng giao dịch nữa.
Các chị kế toán bây giờ nhấp chuột mở bảng điều khiển trên my.monapay.vn, tra cứu trực tiếp lịch sử thanh toán theo từng tài khoản ảo. Bảng báo cáo hiển thị 100 giao dịch một trang, thông tin đầy đủ để đối chiếu với phần mềm nội bộ. Khoản nào nộp thành công, khoản nào đặt cọc còn nợ đều hiển thị qua những con số. Tra một mã chỉ mất 10 giây. Kế toán nhẹ nhõm hẳn.
Nếu bạn đang cân nhắc lộ trình học tập, bạn có thể dành ít phút đọc bài chia sẻ cao đẳng hay đại học dễ xin việc hơn để có thêm cơ sở quyết định.
Sáng mai vào giờ làm việc, mình sẽ làm bản đề xuất chi tiết gửi ban giám hiệu để mở rộng triển khai thu tiền tự động ra tất cả khoa ngành còn lại.
