Nhiều bạn học xong lý thuyết, điểm lớp đều đẹp, nhưng đến ngày đầu thực tập vẫn lúng túng khi cầm tập hồ sơ thật trên tay. Đội ngũ chúng tôi đã gặp tình huống này không ít lần. Bài tập trên lớp thường có sẵn số liệu gọn gàng và đúng đắn. Chứng từ ngoài đời thì khác hẳn: lộn xộn, thiếu sót, có hóa đơn ghi sai tên người mua. Khoảng cách ấy không đáng sợ, nhưng bạn nên biết trước để khỏi hoang mang khi gặp.
Khoảng cách giữa bài tập và hồ sơ thật
Bài tập kế toán thường cho bạn đủ dữ liệu rồi yêu cầu hạch toán. Hồ sơ thật thì không như vậy. Một doanh nghiệp có thể gửi cho bạn cả thùng chứng từ, trong đó lẫn hóa đơn đầu vào chưa xác nhận, phiếu chi thiếu chữ ký và vài khoản tạm ứng chưa rõ lý do.
Bạn sẽ phải tự sắp xếp, tự hỏi lại kế toán trưởng và tự cân nhắc nên xử lý thế nào. Đây là kỹ năng mà sách vở khó dạy trọn vẹn. Chính vì vậy, chúng tôi luôn khuyên các bạn thực tập đừng ngại hỏi. Hỏi sớm luôn rẻ hơn sửa sau, vì một sai sót nhỏ ở khâu chứng từ có thể kéo theo cả tờ khai phải làm lại từ đầu.
Báo cáo thuế định kỳ gồm những loại nào
Nói dễ hiểu, báo cáo thuế định kỳ là các tờ khai mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế theo chu kỳ cố định. Chu kỳ có thể là tháng, quý hoặc năm, và phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp cũng như loại thuế. Bạn nên tra lại quy định hiện hành trước khi làm, vì các mốc này có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm.
Thường gặp nhất là tờ khai thuế giá trị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và quyết toán cuối năm, cùng các tờ khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ cho người lao động. Người mới hay nhầm lẫn kỳ khai, nên khi gặp một đơn vị mới, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định đúng kỳ khai của đơn vị đó.
Chuỗi công việc đứng sau một tờ khai
Một tờ khai không tự nhiên xuất hiện. Phía sau nó là cả một chuỗi việc khá dài. Đầu tiên là thu thập chứng từ đầu vào và đầu ra. Tiếp theo là hạch toán, rồi đối chiếu số liệu với sổ sách và với hóa đơn điện tử trên hệ thống. Sau đó mới đến bước lập tờ khai và nộp.
Ở mỗi bước đều có người kiểm tra. Người lập chứng từ, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và cuối cùng là kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Hiểu rõ ai duyệt ở bước nào giúp bạn biết mình cần chuẩn bị gì và mang theo những gì khi trao đổi.
Kỹ năng nên luyện từ khi còn đi học
Bạn không cần chờ đến lúc đi thực tập mới bắt đầu. Hai việc sau nên làm ngay từ bây giờ, vì chúng đòi hỏi thời gian luyện tập đều đặn chứ không thể học dồn trong vài ngày.
- Đọc hóa đơn điện tử thành thạo, nhận ra các trường thông tin quan trọng như mã số thuế, ngày lập và thuế suất.
- Phân loại chi phí được hay không được khấu trừ, đồng thời làm quen với một phần mềm kế toán thông dụng.
Đội ngũ chúng tôi nhận thấy các bạn làm quen phần mềm sớm thường tự tin hơn hẳn khi bước vào công việc thật. Không phải vì họ giỏi hơn, mà vì họ đã từng thao tác đủ nhiều để không bị bối rối trước một giao diện lạ.
Thực tập tại doanh nghiệp nên học được gì
Khi đi thực tập, hãy xin được tham gia từ bước nhận chứng từ. Nghe có vẻ nhàm, nhưng chính ở khâu này bạn thấy rõ nhất lỗi nào hay xảy ra. Thiếu chữ ký, sai ngày tháng, hóa đơn bị hủy hay chưa kê khai đều xuất hiện từ đây.
Hãy ghi chép lại những lần hồ sơ bị trả về. Lý do bị trả thường lặp đi lặp lại, và đó chính là bài học quý nhất bạn có thể mang theo khi rời đơn vị thực tập.
Vì sao nhiều doanh nghiệp thuê ngoài việc báo cáo thuế
Lý do dễ thấy nhất là tiết kiệm nhân sự. Một doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải có một người chuyên trách chỉ để lo tờ khai. Lý do thứ hai là giảm rủi ro nộp trễ, vì đơn vị dịch vụ thường có lịch nhắc và quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn so với việc tự theo dõi.
Nếu muốn hình dung rõ hơn, bạn có thể tham khảo quy trình làm báo cáo thuế định kỳ để thấy các bước được sắp xếp thế nào trong thực tế. Đây là góc nhìn hữu ích để hiểu vì sao từng khâu nhỏ lại quan trọng đến vậy. Sinh viên trung cấp có thể đọc để hình dung trước khi đi thực tập.
Làm trong doanh nghiệp hay tại đơn vị dịch vụ
Làm trong một công ty cho bạn đi sâu vào một hệ thống cụ thể. Bạn hiểu kỹ nghiệp vụ của đúng một ngành, biết rõ từng quy ước nội bộ và từng người phối hợp. Đổi lại, phạm vi kiến thức có phần hẹp hơn.
Làm tại đơn vị dịch vụ thì ngược lại. Bạn tiếp xúc với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau và gặp đủ tình huống trong cùng một tháng. Áp lực các mốc nộp thuế chung thường khá gấp, nhưng bù lại bạn học nhanh và học rộng. Không có lựa chọn nào tốt tuyệt đối, điều quan trọng là chọn nơi phù hợp với giai đoạn học nghề hiện tại của bạn.
Những lỗi hay gặp ở người mới
Lỗi phổ biến nhất là nhập sai kỳ, tức là đưa hóa đơn tháng này vào tờ khai tháng khác. Thứ hai là sót hóa đơn, thường do không đối chiếu với hệ thống hóa đơn điện tử. Thứ ba là không đối chiếu số dư, khiến số liệu trên tờ khai không khớp với sổ cái.
Cách đơn giản để tránh các lỗi này là tự lập một checklist cuối kỳ. Trước khi nộp, đọc lại từng mục: kỳ đã đúng chưa, hóa đơn đã đủ chưa, số dư đã khớp chưa. Chỉ mất vài phút nhưng có thể cứu được rất nhiều lỗi.
Lộ trình sau trung cấp: đi làm hay liên thông
Sau khi tốt nghiệp trung cấp, bạn có thể đi làm ngay hoặc tiếp tục học liên thông lên đại học. Nếu về sau muốn đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng, bạn sẽ cần bổ sung thêm chứng chỉ và kinh nghiệm phù hợp, và nên tìm hiểu kỹ điều kiện trước khi đăng ký. Bạn có thể tham khảo thêm hồ sơ xét tuyển trung cấp và lộ trình liên thông để hiểu rõ các bước chuẩn bị.
Nhiều bạn chọn cách vừa làm vừa học. Ban ngày đi làm để có kinh nghiệm thực tế, buổi tối học thêm để hoàn thiện bằng cấp. Cách này đòi hỏi sắp xếp thời gian khéo léo, nhưng giúp bạn không bị tụt lại so với bạn bè cùng khóa.
Câu hỏi thường gặp
Học trung cấp kế toán có làm được báo cáo thuế không?
Có, nếu bạn được đào tạo đúng về hạch toán và nắm quy định thuế hiện hành. Phần lớn công việc báo cáo thuế cần sự cẩn thận và kiến thức nghiệp vụ nền tảng, và chương trình trung cấp đã cung cấp được điều đó. Phần còn lại thường học thêm được qua công việc thực tế.
Nên học phần mềm kế toán nào trước?
Hãy chọn phần mềm đang được dùng phổ biến ở địa phương bạn sinh sống hoặc nơi bạn dự định thực tập. Quan trọng hơn là hiểu logic hạch toán, vì khi đã nắm logic thì chuyển sang phần mềm khác sẽ nhanh hơn nhiều.
Sinh viên thực tập có được tiếp xúc hồ sơ thuế thật không?
Thường là có, nhưng mức độ tùy đơn vị. Có nơi cho tham gia đầy đủ từ chứng từ đến tờ khai, có nơi chỉ giao phần việc nhỏ. Khi nhận thực tập, bạn nên hỏi rõ mình sẽ làm những khâu nào.
Làm sai tờ khai thì xử lý thế nào?
Nếu phát hiện sai, hãy báo ngay cho người phụ trách để đánh giá mức độ. Với sai sót nhỏ, thường có thể lập tờ khai bổ sung hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Đừng tự ý sửa ngầm, vì như vậy sẽ phát sinh rủi ro lớn hơn nhiều.
Nếu bạn đang cần một đơn vị đồng hành để học hỏi hoặc tham khảo cách làm việc thực tế, hãy ghé thăm shop Kế toán Thuận Việt. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.
