Trung cấp Kinh tế - Kỹ Thuật Phương Nam
HOTLINE - 0905371731 - Email: Tuyensinhphuongnamdno@gmail.com

Những điều cần biết về một nhân viên hành chính văn thư

 12/03/2019 16:43 |  1235 lượt xem |  Chuyên mục: Trung cấp chuyên nghiệp |  Anh Dũng

Để tìm hiểu thông tin về một ngành nghề nào đó, ngoài cách đọc các bài viết về nghề nghiệp đó thì bạn còn một cách tìm hiểu nữa là qua chính những người đã và đang làm công việc bạn đang có dự định theo học trong thời gian sắp tới.

 

nhân viên hành chính văn thư

Nhân viên hành chính văn thư làm gì?

Nhân viên hành chính văn thư là ai? Công việc của họ là gì?

Nhân viên hành chính văn thư có trách nhiệm phụ trách các công việc của công ty bao gồm: quản lý văn thư, tài sản trong công ty, doanh nghiệp, tổ chức, trường học,.. và tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng học, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo cơ sở vật chất luôn tốt, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, soạn thảo, chuyển giao, tiếp nhận, lập hồ sơ,…và một số công việc khác.

Những sinh viên được đào tạo tại các trung tâm, trường đại học, cao đẳng ngành hành chính văn thư có thể làm tại các vị trí: thư ký văn phòng, trợ lý hành chính ở các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức, công ty trên toàn quốc.

Ngoài ra, bạn còn có thể được tuyển dụng vào làm việc tại các bộ phận khác trong khu vực văn phòng như: tổ chức – cán bộ, tham mưu – Tổng hợp, Quản trị công sở, Quan hệ quốc tế, Lễ tân,…

Một số công việc của người làm ngành hành chính văn thư như sau:

  • Quản lý hồ sơ, giấy tờ: tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ; lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty; tiếp nhận xử lý báo cáo tình trạng của nhân viên; theo dõi các nội quy, văn hóa công ty; lên kế hoạch và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên; in ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
  • Lên bảng lương: chấm công hàng tháng; tính lương, thưởng cho nhân viên và chi trả lương cho nhân viên.
  • Công tác lễ tân: nghe điện thoại, giao dịch, đón tiếp khách; hỗ trợ tài liệu, nước,…cho cuộc họp của công ty, tổ chức các sự kiện, hội thảo,….
  • Công tác quản lý tài sản, thiết bị: Theo dõi, bảo trì thiết bị máy móc cố định, lên kế hoạch mua sắm các thiết bị cho nhân viên, công ty; lên bảng kê văn phòng phẩm cần thiết.
  • Quản lý hồ sơ nhân sự: lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi, báo cáo tình hình của nhân sự, cập nhật, bảo đảm hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

nhân viên hành chính văn thư

Hành chính văn thư là một công việc bận rộn với giấy tờ

Những tố chất, kỹ năng cần có của nhân viên hành chính văn thư

Những người làm trong ngành hành chính văn thư để thuận lợi hoàn thành công việc cần phải có những tố chất, kỹ năng sau:

Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc

 Để sắp xếp hồ sơ, giấy tờ , tài liệu tránh bị nhầm lẫn, lộn xộn thì các nhân viên ngành văn thư cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và mọi công việc văn phòng hiệu quả hơn.

Kỹ năng nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là một trong những kỹ năng đặc biệt cần thiết đối với những người làm văn phòng. Những vấn đề cần đến kỹ năng nhập liệu: điền vào biểu mẫu, sao chép, quản lý danh sách gửi thư và tài liệu,…Nếu bạn có kỹ năng nhập liệu, đánh máy, tốc độ đánh máy tốt thì sẽ dễ lọt vào mắt của những nhà tuyển dụng hơn.

Kế toán

Nhiều công ty, nhà tuyển dụng còn đòi hỏi những nhân viên văn thư hành chính phải có một mức độ kỹ năng kế toán vừa phải.

Khả năng ngoại ngữ

Ngoại ngữ hiện nay là một trong những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao. Chỉ cần bạn có thể sử dụng thành thạo một ngoại ngữ nào đó, bạn có thể dễ dàng xin việc cũng như được hưởng một mức lương cao hơn. Đặc biệt nếu bạn đang làm việc cho một công ty nước ngoài, thì điều này lại gần như là bắt buộc vì bạn phải trao đổi trực tiếp ý kiến của bản thân với những vị lãnh đạo là người nước ngoài. Cùng với đó  nhân viên biết ngoại ngữ cũng sẽ dễ dàng tìm hiểu, học hỏi, tiếp cận với các công cụ, phần mềm soạn thảo, quản lý một cách đơn giản hơn.

Khả năng giao tiếp tốt

Đây là một trong  những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao và cần thiết ở hầu hết tất cả các ngành nghề hiện nay. Tính chất công việc của một nhân viên hành chính văn thư là trò chuyện, trao đổi thường xuyên với các khách hàng, nhân viên, các vị lãnh đạo trong công ty nên bạn cần phải rất chú ý đến kỹ năng này nếu muốn làm nghề hành chính văn thư.

Kỹ năng tin học

Khi làm việc tại văn phòng thì kỹ năng máy tính là một trong những kỹ năng bắt buộc phải có và là yếu tố quan trọng nhất trong các kỹ năng văn thư. Trong đó, bạn cần phải chú ý đặc biệt đến việc tìm hiểu các sử dụng các phần mềm năng suất như bảng tính hoặc các chương trình xử lý văn bản hoạt động, trình duyệt web,…

Cơ hội cho những sinh viên học ngành hành chính văn thư

Ngành hành chính văn thư đang dần trở thành một trong những ngành nghề được nhiều bạn trẻ theo học. Với tính chất công việc ổn định, mức lương ổn định, đây là một công việc dành cho những bạn yêu thích, mong muốn được làm việc trong một môi trường văn phòng năng động.

Hiện nay, với nhiều công ty, doanh nghiệp mới được thành lập thì càng có thêm nhiều cơ hội việc làm cho các bạn sinh viên đang học và cả cho những bạn đang có dự định theo học ngành này.

Trên đây là những thông tin hữu ích được Trường Trung cấp Phương Nam tổng hợp lại. Hãy tìm hiểu thật kỹ trước khi quyết định đăng ký theo học. Mong tất cả các bạn đều tìm được ngành nghề phù hợp với bản thân.

Trung cấp Kinh tế - Kỹ Thuật Phương Nam

Địa chỉ: QL.14, Tổ 8,  P. Nghĩa Phú, TX. Gia Nghĩa, Tỉnh Đắk Nông
Website: trungcapphuongnam.edu.vn
Email: trungcapphuongnam.edu.vn@gmail.com
Điện thoại: 02616.553.555 - 02616.553.777 - 02616.553.666 - 02616.553.888

Hotline: 01259.652.369 - 0905.371.731 - 0911.177.069

Liên kết mạng xã hội
DMCA.com Protection Status